Publisert i sfm.no 25.10.2007

Av Henning Poulsen
Oslo: Milliarder av e-postmeldinger flyter i norske organisasjoner uten noen form for system. – Den dagen én bestemt e-post på død og liv må spores opp, kan det bli veldig, veldig dyrt, advarer Anders Lindgren i Steria.

– De fleste bedrifter og organisasjoner har ikke tatt innover seg at de befinner seg i en digital tidsalder. Brevpost blir fremdeles flittig registrert og arkivert, mens elektronisk post får flyte som den vil. 10-12 år etter at e-post ble en vanlig kommunikasjonsform, er det rart denne kommunikasjonsbruken ennå ikke har modnet, påpeker Lindgren, som er markeds- og kommunikasjonsdirektør i it-konsulentselskapet Steria.

Problemstillingen skal debatteres på to seminarer i Oslo 25. oktober og 14. november, der blant andre seniorrådgiver Astrid Flesland fra Datatilsynet og etterforsker og advokat Erling Grimstad holder foredrag. I tillegg skal systemarkitekt Andreas Haug, initiativtaker bak Sterias e-postsatsing, gi en innføring i hvordan man kan lage hensiktsmessige arkiveringssystemer for e-post.

Juridisk bindende e-post

Elektronisk brevpost har på mange områder utradert de gammeldagse brevene på papir, og derfor blir avtaler som er gjort via e-postmeldinger i stadig større grad sett på som juridisk bindende. Dette er en av årsakene til at myndighetene i USA nå har innført strenge krav for håndtering av informasjon, blant annet e-postmeldinger, i børsnoterte selskaper og i bedrifter over en viss størrelse.

– Snart vil det komme et nytt EU-regelverk som også vil gjelde for en del norske bedrifter og organisasjoner, og som kan føre til omfattende omlegginger av e-postrutiner. Et slik regelverk vil nok inneholde klare regler for arkivering, slik at man i for eksempel en juridisk tvist raskt skal kunne finne flere år gamle e-postmeldinger, forteller Lindgren.

Han viser til en tidligere undersøkelse foretatt av Steria, der det kommer fram at gjennomsnittsnordmannen bruker opptil 500 timer i året på å skrive, motta og behandle e-post på jobb. – Det er vanskelig å forestille seg det enorme antallet e-postmeldinger som går til eller fra norske bedrifter hver dag, sier Lindgren.

Dyr e-postjakt

I Storbritannia ble it-selskapet Perot Systems bedt om å oppdrive en gammel e-post i forbindelse med et søksmål. Ifølge selskapet vil det koste dem over 50 millioner kroner å endevende ikke mindre enn 70 servere og utallige backuptaper for å finne den tapte e-posten.

– Det er ingen grunn til å tro at ikke dette også kan skje i Norge, og da er det lurt å være forberedt. Det koster betraktelig mindre å sette opp rutiner og system for arkivering av e-post. Vær føre var, råder Lindgren.

(Pressenytt)